Leta 2028 bodo morala slovenska podjetja pri domačem poslovanju uporabljati strukturirane elektronske račune. Sprememba bo vplivala tudi na podjetnike in manjše spletne trgovine, ki danes račune pošiljajo predvsem kot datoteke PDF.

Mnoga slovenska podjetja danes račun izdelajo v Wordu, Excelu, računovodskem programu ali spletni trgovini, ga shranijo kot PDF in pošljejo po elektronski pošti.

Dokument je res v elektronski obliki, vendar to po novi zakonodaji še ne pomeni, da gre za pravi elektronski račun.

Od 1. januarja 2028 bodo morali poslovni subjekti za medsebojne dobave blaga in storitev, opravljene v Sloveniji, izmenjevati strukturirane e-račune. Običajen PDF, pripet elektronskemu sporočilu, ne bo več dovolj.

Kaj je pravi e-račun?

E-račun je dokument, izdan, poslan in prejet v strukturirani elektronski obliki. Podatki na njem niso namenjeni samo človeku, ampak jih lahko neposredno prebere in obdela tudi računovodski program.

To omogoča, da sistem brez ročnega prepisovanja prepozna:

• izdajatelja in prejemnika,
• številko ter datum računa,
• zneske in davčne osnove,
• stopnjo in višino DDV,
• plačilni rok,
• posamezne postavke računa.

PDF je vizualni dokument. Človek ga lahko prebere, računovodski program pa mora podatke iz njega šele prepoznati ali prepisati. Zato PDF sam po sebi ni strukturiran e-račun.

Ministrstvo za finance to razliko posebej poudarja v svojem pojasnilu o e-računih.

Koga bo zajela obveznost?

Obveznost bo veljala za poslovne subjekte, vpisane v Poslovni register Slovenije, in za fizične osebe, ki opravljajo dejavnost.

To pomeni, da sprememba ne bo zadevala samo velikih družb in davčnih zavezancev. Prilagoditi se bodo morali tudi:

• samostojni podjetniki,
• mikro podjetja,
• društva in zavodi, kadar nastopajo kot poslovni subjekti,
• zasebniki, ki opravljajo dejavnost,
• manjše spletne trgovine,
• ponudniki profesionalnih storitev.

Odločilno bo predvsem, ali gre za račun med poslovnima subjektoma za dobavo oziroma storitev, opravljeno v Sloveniji.

Kaj ostaja nespremenjeno?

Nova obveznost se nanaša na domače poslovanje med podjetji. Ne uvaja splošne prepovedi papirnih računov v vseh primerih.

Pri računih potrošnikom bo papir še vedno dovoljen. Podjetje bo potrošniku lahko poslalo e-račun, če se bosta o tem predhodno izrecno dogovorila. Potrošnik bo lahko pozneje ponovno zahteval papirni račun.

Prav tako domača obveznost ne zajema računov tujim podjetjem na enak način kot računov med dvema slovenskima poslovnima subjektoma.

Podrobnosti določa Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov – ZIERDED.

Kako se bodo e-računi pošiljali?

Zakon predvideva več poti:

• prek ponudnika elektronske poti, vpisanega na uradni seznam,
• prek omrežja PEPPOL oziroma certificirane dostopne točke,
• z neposredno izmenjavo med informacijskima sistemoma izdajatelja in prejemnika,
• prek brezplačne aplikacije davčnega organa, namenjene predvsem uporabnikom z manjšim številom računov.

Pri poslovanju s proračunskimi uporabniki bo osrednja vstopna in izstopna točka še naprej Uprava Republike Slovenije za javna plačila.

Neposredna izmenjava med dvema informacijskima sistemoma bo mogoča s soglasjem obeh strani, sistema pa bosta morala zagotavljati predpisano varnost, sledljivost in povratna sporočila o dostavi.

Kateri zapis bo dovoljen?

Slovenski državni standard je e-SLOG. Zakon dovoljuje tudi sintakse, skladne z evropskim standardom za elektronske račune, in druge mednarodno uveljavljene standarde, kadar se stranki o njih predhodno dogovorita.

Podjetniku se s tehničnimi podrobnostmi praviloma ne bo treba ukvarjati ročno. Njegov računovodski oziroma poslovni program bo moral izdelati ustrezen zapis in ga poslati po dovoljeni elektronski poti.

Pomembno pa bo preveriti, ali program res podpira strukturiran e-račun. Možnost »izvozi v PDF« ne pomeni, da je rešitev pripravljena na leto 2028.

Kaj to pomeni za spletne trgovine?

Manjša spletna trgovina danes pogosto uporablja vtičnik, ki ob naročilu ustvari račun PDF in ga pošlje kupcu ali podjetju.

Za prodajo fizičnim osebam bo takšen način lahko še vedno ustrezen. Pri prodaji slovenskemu podjetju pa bo moral sistem od leta 2028 prepoznati poslovnega kupca in pripraviti strukturiran račun, ki se pošlje po ustrezni elektronski poti.

To lahko zahteva povezavo med:

• spletno trgovino,
• programom za izdajanje računov,
• računovodskim sistemom,
• ponudnikom izmenjave e-računov.

WooCommerce, Shopify ali druga prodajna platforma sama po sebi ne zagotavlja nujno zakonsko ustrezne izmenjave. Odločilna bo rešitev za izdajanje in pošiljanje računov, ki je povezana s trgovino.

Kaj pa majhni podjetniki z nekaj računi mesečno?

Podjetnik, ki mesečno izda le nekaj računov, zaradi spremembe ne bo nujno potreboval dragega računovodskega sistema.

Zakon predvideva brezplačno aplikacijo davčnega organa za subjekte z manjšim številom transakcij oziroma z enostavnimi in ponavljajočimi se posli. Podrobnejši pogoji uporabe bodo urejeni s podzakonskimi pravili.

Za manjše podjetnike bo zato smiselno počakati na končne tehnične podrobnosti, ne pa tudi do zadnjih tednov leta 2027. Preveriti morajo predvsem, ali bo njihov sedanji program posodobljen ali bodo račune izdajali prek brezplačne državne rešitve.

Zakaj se podjetjem splača pripraviti prej?

Pri e-računih ne gre samo za drugačno končnico datoteke. Sprememba posega v celoten proces izdaje, prejema, potrjevanja in knjiženja računov.

Če je sistem dobro povezan, lahko podjetje prejete račune samodejno prenese v računovodstvo, jih pošlje odgovorni osebi v potrditev in zmanjša ročno prepisovanje podatkov.

Če je povezava slaba, pa lahko nastanejo zavrnitve računov, podvajanje dokumentov, neusklajeni podatki in zamude pri plačilih.

Zato je e-račune bolje razumeti kot projekt digitalizacije poslovnega procesa, ne samo kot novo zakonsko obveznost.

Kako se pripraviti?

Podjetja lahko že zdaj opravijo nekaj osnovnih korakov.

1. Preverite sedanji program

Ponudnika vprašajte, ali bo program podpiral ZIERDED, e-SLOG in povezavo z dovoljenimi ponudniki elektronskih poti.

2. Preštejte račune

Podjetje, ki izda pet računov mesečno, potrebuje drugačno rešitev kot spletna trgovina z več sto naročili. Število izdanih in prejetih računov bo vplivalo na izbiro sistema.

3. Ločite poslovne kupce od potrošnikov

Spletne trgovine in prodajni sistemi bodo morali zanesljivo razlikovati med fizično osebo in poslovnim subjektom.

4. Preverite podatke poslovnih partnerjev

Za avtomatizirano izmenjavo bodo pomembni pravilni identifikacijski, davčni in naslovni podatki prejemnikov.

5. Uredite notranje potrjevanje

Določite, kdo preverja prejete račune, kdo jih potrdi, kdo rešuje zavrnitve in kako se dokumenti prenesejo v računovodstvo.

6. Sistem preizkusite pred začetkom leta 2028

Uradni seznam ponudnikov elektronskih poti naj bi bil vzpostavljen 1. oktobra 2027. Zadnji meseci leta 2027 bodo zato namenjeni izbiri, povezovanju in preizkušanju rešitev.

Predvidene so tudi globe

Zakon za pravno osebo, ki ne izmenjuje računov na predpisani način, predvideva globo od 1.000 do 3.000 evrov. Za samostojnega podjetnika oziroma posameznika, ki samostojno opravlja dejavnost, je predvidena globa od 500 do 1.500 evrov.

Kazni niso glavni razlog za pravočasno pripravo. Precej večjo težavo bi podjetju lahko povzročilo dejstvo, da račun ne bi bil pravilno dostavljen, sprejet ali pravočasno obdelan.

Časa je dovolj, vendar sprememba ni tako majhna, kot se zdi

Do začetka leta 2028 je še dovolj časa. Podjetjem zato ni treba takoj menjati programske opreme ali podpisovati dolgoročnih pogodb z novimi ponudniki.

Morajo pa ugotoviti, ali njihov sedanji način dela temelji zgolj na ustvarjanju datotek PDF in pošiljanju po elektronski pošti. Če je odgovor pritrdilen, jih čaka resnična sprememba.

E-račun prihodnosti ne bo samo račun brez papirja. Postal bo strukturiran dokument, ki potuje neposredno med informacijskimi sistemi. Prav v tem pa je tudi njegova največja prednost: manj prepisovanja, manj napak in precej več možnosti za avtomatizacijo poslovanja.